Em meu último artigo, no mês de maio, falamos sobre a transformação digital que vivenciamos no mercado de eventos diante da pandemia. Nossa reflexão nos indicou que a atual circunstância teve um impacto tão avassalador na organização de eventos corporativos, com redução quase total dos eventos presenciais e migração para eventos híbridos ou virtuais, que esse mercado nunca mais voltará ao que era em 2019.

Falamos também sobre as várias tecnologias, aplicações e experiências totalmente digitais que estão sendo praticadas nesse tipo de evento atualmente. E não se espante: a cada dia, novas experiências e serviços são lançados no mercado de eventos digitais a uma velocidade incrível, melhorando o engajamento, a interação e a experiência dos participantes. Sem contar as oportunidades de ativação de clientes por meio da demonstração de produtos e serviços, que as empresas estão conseguindo colocar em prática em um ambiente totalmente virtual, e a custo muito menor frente a uma ação presencial.

Mas, para nossa reflexão de hoje, gostaria de trazer aos leitores, e em especial a organizadores de eventos e compradores, os sete desafios na organização e execução de eventos virtuais ou híbridos que devem ser observados em qualquer tomada de decisão na escolha de serviço, software, aplicação, parceiro e, principalmente, agência de eventos.

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  • 1. Plataforma para acessar a transmissão do evento – Posso afirmar que essa tecnologia, assim como a estrutura de transmissão, da qual falaremos logo abaixo, são dois serviços essenciais para que seu evento seja um sucesso. Se não escolhermos bem a estrutura, plataforma e fornecedor de transmissão, o que vem depois pouco importará para seu evento (caso haja problemas nessas duas etapas). Atualmente, as plataformas são muito mais do que apenas um canal de acesso à transmissão. Elas são a porta de entrada de seu evento, o cartão de visita, onde a experiência da jornada começa. Escolher a ideal para sua empresa é um desafio que precisa ser muito bem avaliado. Temos diversas plataformas no mercado, algumas com ambientes mais elaborados, outras menos, funcionalidades distintas, integração com outras aplicações, hall virtual 3D, hall virtual 360°, plenária, expo, stands, cenários virtuais que simulam o presencial dentro de um ambiente virtual. Mas poucos questionam a estrutura tecnológica de hardware e software por trás desses gigantes. É necessário que você tenha segurança ao escolher uma ferramenta que não vai lhe deixar na mão e vai lhe proteger de riscos como o de não ser possível transmitir seu evento, ou até mesmo de algo mais básico, como o seu convidado não conseguir se credenciar na plataforma. Vale lembrar que a maioria das plataformas possui app e todas têm um ambiente responsivo para que o espectador possa acessar de qualquer lugar e em qualquer aparelho.
  • 2. Estrutura de transmissão e distribuição – Frequentemente sou questionado sobre fornecedor A, B ou C. Eles têm uma boa equipe de produção? O pessoal é organizado? Têm tecnologia bacana de transmissão? É caro? É barato? Mas o que me perguntam bem pouco, quase raramente, é: qual a estrutura deste fornecedor? Ele possui gerador em sua sede (onde fica a house virtual)? Qual a capacidade de link de dados? Tem link de internet redundante? Disponibiliza link de transmissão redundante? Seus equipamentos são novos? Qual a capacidade? A empresa tem uma estrutura financeira sólida para entregar tudo o que está prometendo e receber depois? Essas são algumas perguntas para as quais precisamos ter respostas ao contratar um parceiro para transmissão do seu evento virtual ou híbrido. Não é raro, nos dias atuais, com tantos eventos virtuais, simplesmente a transmissão cair, não voltar mais e acabar com seu evento. A escolha desse parceiro é fundamental para o sucesso.
  • 3. Objetivos, formato e programação – Defina e deixe muito bem claros os objetivos do seu evento virtual ou híbrido de acordo com o público-alvo, o formato e, principalmente, a programação. É recorrente em eventos virtuais o insucesso devido ao mau planejamento dessa etapa. Trabalhar de forma detalhada o briefing com sua agência é importante para que ela possa lhe auxiliar nesse desenho.
  • 4. Roteirização – Um evento virtual está muito próximo em sua execução de um programa de TV, e a roteirização é uma das etapas mais importantes para ambos. Literalmente, é necessário roteirizar seu evento segundo por segundo, pois erros nessa etapa podem impactar a audiência e, principalmente, o engajamento de convidados, palestrantes e artistas, fazendo com que a experiência seja desastrosa. Contar com uma agência é fundamental para o sucesso dessa etapa, que muitas vezes exigirá um profissional dedicado para isso, como os famosos diretores artísticos e de produção. Ninguém quer participar de um evento que não tem hora para começar e acabar. São tantas peças, vídeos, vinhetas, apresentações e experiências de engajamento durante um evento virtual que se torna necessário um rigoroso controle de tempo e de movimentos.
  • 5. Engajamento e interação – Muitos de nós tendemos a concordar que engajar e promover interação em um evento presencial não está entre os maiores desafios desse tipo de evento. Não precisamos ir muito longe na criatividade, e simples ações no presencial fazem com que você tenha um ambiente acolhedor, engajador e que promove muita interação, como atividades de lazer, palestras, shows, coffee breaks, festas, jogos corporativos, cenografia, audiovisual. E no evento virtual? O que fazer? É um grande desafio engajar estando a mil quilômetros de distância, atrás de uma tela. Mas a boa notícia é que estamos presenciando diversas formas criativas de ações de engajamento entre os convidados, palestrantes e patrocinadores, com baixo custo, e que ajudam muito a minimizar o fato de não estarmos presencialmente juntos. As plataformas citadas acima (transmissão e plataforma de acesso) já possuem uma série de “futures” que promovem esse engajamento, tais como:

• Halls virtuais interativos;
• Chats em grupo e individuais, também com tecnologia BOT;
• Espaço para podcasts;
• Espaço para perguntas;
• Votação ao vivo;
• Avaliação do conteúdo;
• Emojis;
• Nuvem de palavras;
• Biblioteca de documentos e vídeos;
• Plateia virtual e mural de fotos;
• Gamification;
• Avatar;
• Making of totalmente digital, gerando o resumo do evento.

Com uma agência como a Primetour Eventos & Incentivos, você pode agregar, além dos serviços acima, convites com realidade aumentada, kits personalizados entregues na residência de cada participante, jornada de comunicação engajadora, mestre de cerimônia e consultoria especializada.

  • 6. Coordenação e estrutura de suporte – Há momentos em que o ambiente digital se conecta com a necessidade de uma estrutura robusta de pessoas para coordenação do ambiente digital, help desk da ferramenta, moderação de chats e perguntas, controle do ambiente de servidores. Exigir e receber de sua agência uma estrutura de pessoal alinhada com o número de participantes do evento virtual proporciona segurança e confiança na execução desta jornada. É comum, em qualquer aplicação que utilizemos, que os usuários tenham dificuldades e dúvidas sobre a plataforma, bem como sobre sua jornada dentro desse ambiente. E não queremos que seu convidado fique sem qualquer resposta ou que haja uma demora para solucionar seu problema, não é mesmo?
  • 7. Análise de dados – Seu evento foi um sucesso – e agora? Partimos para o próximo? Podemos partir, mas, antes, precisamos entender o evento anterior, as oportunidades e o retorno que tivemos. Para isso, é importante que sua agência disponibilize dados para a tomada de decisão. Alguns indicadores mais comuns no Business Intelligence:
  • Controle de audiência;
  • Rastreabilidade de navegação;
  • Convidados x Credenciados x Participantes;
  • Controle de acessos;
  • Pesquisas;
  • Enquetes;
  • Votações online;
  • Navegação pelos stands virtuais;
  • Download da biblioteca de documentos;
  • Reações (emojis).
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Na Primetour Eventos & Incentivos, sempre que cuidamos de um evento híbrido ou virtual temos como objetivo principal fazer com que esses desafios elencados não se tornem problemas que poderão comprometer seu evento, sua imagem e a experiência de seus convidados. Que tal embarcar nessa jornada virtual com quem sabe o que faz?

Alexandre Castro é diretor da Primetour Eventos & Incentivos
Imagens: iStock/Arte/Mercado&Consumo